Ventajas de realizar una auditoría de calidad de procedimiento

Las auditorías de calidad como la define la norma ISO 9001, son procesos sistemáticos, independientes y documentados, tienen como objetivo evaluar de qué manera las actividades y resultados de la organización satisfacen las metas previamente establecidas. Así, realizar una auditoría de calidad de procedimiento implica revisar los distintos procesos para asegurar la mejora continua. Es decir, lograr los más altos niveles de desempeño, rentabilidad y satisfacción.

Características de una auditoría de calidad de procedimiento

La auditoría interna de calidad en general se lleva adelante para controlar la implementación de la norma ISO 9001, ya que es un requisito para quienes adhieren a sus directrices. Sin embargo las organizaciones pueden hacer sus propias auditorías internas de calidad, con la finalidad de apoyar sus procesos de mejora continua.

Puede haber tantos tipos de auditorías para empresas como necesidades se presenten y áreas a analizar. Por lo tanto, cada organización debe determinar los objetivos y alcances y cuáles son los criterios que se van a utilizar. Es fundamental que el procedimiento esté activo, ya que deberán realizarse verificaciones conforme a las metas establecidas.

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Pero lo más importante para el éxito de la auditoría de procedimientos es la participación de los involucrados. Por lo tanto, lograr la mejora continua es responsabilidad de todos.

En resumen, una auditoría de procedimientos analiza que:

• Se realicen en el lugar de aplicación y de acuerdo a los documentos que los respaldan.
• Sean adecuados a la función.
• El personal esté debidamente capacitado para los procedimientos correspondientes.

La auditoría de calidad de procedimiento puede evaluar, entre otros aspectos:

• Rutinas de procedimientos operativos, administrativos o de servicios.
• Análisis de los controles internos establecidos, tipo de controles, grado de cumplimiento.
• Áreas en las que convergen actividades de más de un departamento.
• Manuales de organización y procedimientos, registros, informes, documentación, expedientes, programas, planes de gestión de riesgos.

Es conveniente que, finalizada la auditoría, los informes puedan ser conocidos por los sectores auditados. De este modo, se creará la necesaria realimentación y puesta en práctica de las recomendaciones.

Ventajas de realizar una auditoría de calidad de procedimientos

Las auditorías internas de calidad de procedimientos y, en general, las auditorías internas, tienen grandes beneficios para la organización.

• Norma ISO 9001. Si la empresa está adherida a la norma ISO 9001, la auditoría interna de calidad permite conocer de qué manera la organización va adaptando sus sistemas de gestión de calidad a la misma y obtener la certificación final. Las discrepancias con la norma se denominan “no conformidades” y el resultado de la inspección debe contener las recomendaciones necesarias para subsanarlas. Si la empresa no está  adherida a la ISO 9001, las auditorías de calidad de procedimientos pueden ayudar a gestionarla.
• Sistema de gestión de calidad. La auditoría evalúa los distintos procedimientos, ya sea en producción, servicios o el área que se analice. Así comprobarán si se gestionan conforme los principios establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad. Permite mantenerlo actualizado, introducir mejoras y corregir errores.
• Participación de los colaboradores. La auditoría interna de calidad de procedimientos permite que los colaboradores de la empresa sean tenidos en cuenta, tanto para generar propuestas de mejoras como para lograr un mayor compromiso con las metas de mejora continua.  La evaluación no debe ser vista como una supervisión cuyo único objetivo es controlar, pues para eso están los sistemas de control interno.
• Prestigio de la organización. La auditoría es un proceso que permite comprobar lo que estamos haciendo bien y ponerlo de relieve, fortaleciendo la cultura de la organización. Aumenta la confianza de los clientes, al contar con una herramienta de autoevaluación que asegura la calidad de los procesos, productos y servicios. Así mismo, genera un aumento del prestigio de la organización, uno de los activos intangibles más valorados hoy en día.

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Nuestras recomendaciones

• Planificá la próxima auditoría interna de procesos o procedimientos, determinando los objetivos e informando al personal.
• Recordá que los auditores deben ser independientes del proceso a auditar.  

La auditoría de calidad de procedimientos proporciona a la empresa información útil al interior de la misma. Además, si son satisfactorios, sus resultados pueden convertirse en indicadores de confianza para gobiernos, proveedores, compañías de seguros, bancos y la comunidad. ¡Comenzá ya!