Caso exitoso: Evolución digital en un área crítica del negocio.
Las organizaciones hoy se ven obligadas a adaptarse a la revolución digital. Incluso la pandemia del Covid-19 ha acelerado a las empresas a emprender en la innovación y transformación digital. Es así que, en Protek en el contexto de la evolución digital, se decidió convertir a las áreas principales en un ecosistema tecnológico, mejorando el servicio que ofrecemos. ¡Conocé más en esta nota!
La evolución digital implementada
La evolución digital es el proceso por el cual las empresas usan la tecnología para mejorar el desempeño, aumentar alcances y garantizar resultados. Hoy los servicios de big data y de I + D son una punto clave para las empresas.
Entonces, se convierte en un cambio estructural en las empresas especialmente para mejorar las soluciones. En Protek se decidió avanzar con la transformación del área de patrullas.
Ésta área es crítica para la empresa. Por eso, se llevó adelante la transformación de los procesos manuales a digitales. De esta manera, permite llevar un mejor servicio a los clientes y contar con toda la información en línea y disponible en todo momento.
La transformación de área de patrullas
Antes de realizar los cambios, el área de patrullas llevaba un control de la gestión en un cuaderno de ruta. Ésta tarea lo realizaban de manera manual, donde detallaban los eventos confirmados, abortados, horas de llegada, reportes, kilómetros, etc.
Además, la gestión contaba con procesos tradicionales, que llevaban más tiempo, la información no era fácil de filtrar y la precisión de los datos era un inconveniente interno.
En primer lugar, tomar la decisión, luego de años de llevar este mismo proceso diario, se convirtió en un cambio radical en la estructura de la organización. La tecnología pasa a tener un papel estratégico central, y no sólo una presencia superficial.
En segundo lugar, se pudo entender la existencia de una necesidad. Había que migrar a una plataforma tecnológica.
El objetivo era incorporar una plataforma que permita agilizar la gestión in situ, contar con información y contenidos digitales, como fotos, ubicaciones en tiempo real, kilometraje exacto. Además, realizar reportes en el menor tiempo posible, que para la toma de mejores decisiones.
Implementación
La implementación fue super rápida y la capacitación se realizó en línea, llegando así a los patrulleros ubicados en todo el país de manera online. En poco tiempo, ya todos estaban utilizando la plataforma, registrando lo mismo e incluso información aún más detallada en tiempo real.
La tarea diaria se vio optimizada, considerando que se obtiene un registro sobre la gestión diaria. Además, permite tener la certeza de que se realizó correctamente la gestión con un guardado automático en la nube.
Beneficios de la evolución digital en Protek
La innovación digital en las empresas requiere revisar todos los procesos actuales para realizar los cambios necesarios para conseguir los objetivos que se están buscando.
Por eso, es importante entender qué cambios operativos estamos generando en la organización. La confusión puede radicar en si las empresas se quedan en la digitalización de los procesos de negocio o realmente realizan una evolución digital del negocio.
En Protek llevar adelante la evolución digital ha brindado principalmente beneficios es la reducción de costos. Así, se logró dejar de lado la utilización de papeles, cuadernos y tenerlo todo disponible desde el celular. Su función es mantenerlo en la patrulla por zona para registrar todos los eventos.
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Además, anteriormente los servicios adicionales o administrativos no quedaban registrados. Gracias a la digitalización hoy todo eso también se puede medir desde la plataforma.
Incluso, permite medir el cambio de guardia en lugares remotos, posibilitando el registro diariamente de manera online y offline.
Avances y procesos en las patrullas
Dentro de las patrullas se incorporaron también cámaras portátiles que permite visualizar los eventos, registrando el procedimiento del patrullero, dejando evidencia para un mayor control.
También, hay cámaras conectadas para visualizar lo que sucede dentro y fuera de la patrulla, para ver el cumplimiento de todos los procedimientos.
La incorporación de una plataforma de gestión, da la posibilidad de incorporar en el aplicativo todas las necesidades del área, independientes a la gestión diaria, por ej. Encuestas de satisfacción a los clientes.
Beneficios de tecnología para empresas de seguridad/patrulla
- Obtienen una vista general de toda la flota y/o personal en campo.
- Crean y asignan rutas fácilmente.
- Ahorran en costos al poder utilizar los mismos dispositivos móviles de los guardias.
- Es fácil integrarse y adaptar el proceso de trabajo a una plataforma de gestión telemática y servicios en campo.
- Colabora con el medio ambiente reduciendo significativamente el uso de papeles.
Los formularios en la era de la evolución digital.
Un formulario es un documento electrónico que se adjunta a una tarea. Además, contienes campos autoajustables (texto, datos, etc.) y también archivos de medios (imágenes, videos, etc.). Así, los empleados rellenan formularios mientras trabajan o después de completar una tarea a través de la aplicación móvil.
Por lo general, un empleado puede enviar todos los resultados de ejecución de una tarea directamente a una oficina de manera fácil y rápida: órdenes de clientes, informe de inspección de objetos remotos.
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Un formulario sirve en muchas ocasiones para generar reportes de cumplimiento.Por ejemplo es posible ver el número de tipos de eventos reportados en el rondín de seguridad.
También se puede obtener información sobre la ubicación exacta del empleado, tener control de la puntualidad y duración de la visita. Si utiliza vehículo, saber el consumo de combustible y kilometraje.
Conclusiones sobre evolución digital
La evolución digital busca cumplir objetivos que abarcan mucho más que la modernización y el uso de la tecnología. Su papel en las empresas es fundamental para mejorar la experiencia, tanto interna cuanto externa, reducir costos, aumentar la visibilidad de la marca, entre muchos otros factores.
En Protek trabajamos para mejorar nuestros procesos y brindar soluciones a medida de las necesidades de nuestros clientes. ¿Te gustaría recibir asesoramiento? Ponete en contacto con nosotros para conocernos.
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