¿Cómo elaborar un plan de contingencia eficiente?

La crisis sanitaria global desatada por el COVID-19 puso en evidencia la necesidad de que todas las empresas cuenten con un plan de contingencia eficiente.  Es que más allá de hechos eventuales, nuestra empresa necesita seguir funcionando. Precisamente los planes de contingencia son un conjunto de procedimientos alternativos para afrontar un incidente, accidente o emergencia.  El objetivo es prevenir riesgos y, en caso de que se produzca la crisis, garantizar la continuidad del negocio y minimizar el impacto. Pero ¿nuestro plan lo logrará? Aquí lo analizamos.

Plan de contingencia

¿Por qué elaborar un plan de contingencia?

El plan de contingencia se basa en el análisis de riesgo. Este es una herramienta que permite identificar y clasificar los factores y nivel de riesgo de la actividad.

A nivel internacional, los planes de contingencia están estandarizados por la norma ISO 22301. Se conocen también como Gestión de Continuidad del Negocio (GCN). En Paraguay, la CONACYT lleva adelante capacitaciones y reconocimientos para que las empresas mejoren sus procesos, servicios y productos, que incluyen la norma mencionada.

Hay riesgos previsibles e imprevisibles. Los imprevisibles son eventos naturales, accidentes o amenazas a la seguridad. Los planes de continuidad permiten reducir riesgos y costos derivados de la interrupción de la actividad. Además, aumentar la seguridad corporativa y el cumplimiento de normas.

¿Cuáles son los objetivos y elementos del plan de contingencia?

La elaboración del plan de contingencia es un proceso de gestión. Como otros, se basa en la estrategia o ciclo PDCA (planificar, hacer, chequear, actuar). Identifica amenazas potenciales para la organización y los impactos que puedan causar las operaciones del negocio si  se materializan. Los objetivos generales son:

  • Proporcionar un marco de trabajo adecuado para  construir mayor capacidad de resistencia o resiliencia de la organización.
  • Dar una respuesta eficaz.
  • Proteger los intereses de la empresa.

Cada plan a su vez tiene objetivos particulares:

  • Proteger la vida y seguridad de las personas. En una situación de crisis, los costos o pérdidas económicas pasan a un segundo plano.
  • Resguardar el negocio y retomar las actividades dentro de tiempos de recuperación prudenciales.
  • Planificar y describir las respuestas requeridas para el control de la emergencia.
  • Optimizar los recursos humanos y materiales, asignando responsabilidades.
  • Minimizar pérdidas.

Los planes de contingencia deberían contener los siguientes elementos:

  • Definición de las situaciones críticas.
  • Asignación de responsabilidades.
  • Determinación de las acciones de respuesta.
  • Control de la ejecución.
  • Obtención de datos para mantenimiento y corrección. El plan de contingencia es un documento vivo, que debe ser revisado y actualizado en forma periódica.  Si la amenaza no era previsible, una vez superada la contingencia se debe ajustar el análisis de riesgo.

¿Cómo se elabora el plan de contingencia?

La lección de la crisis sanitaria es que es necesario estar preparado para futuros acontecimientos. Está claro que no podemos adivinar qué sucederá, pero sí prever los riesgos que pueden afectar nuestro negocio.

Así, la gestión de la continuidad del negocio se basa en un análisis de riesgo mediante el cual se descubren las situaciones que pueden afectarlo.

Una vez definidas las amenazas, se diseñan y seleccionan las medidas más adecuadas para afrontarlas. También se evalúan los recursos necesarios para ponerlas en marcha.

La preparación de un plan de contingencia debe desarrollarse en etapas o pasos. Estos abarcan desde la identificación de los escenarios de riesgo hasta las estrategias de mitigación, respuestas alternativas, evaluación y mejora continua. Es importante tener en cuenta que el proceso para la elaboración del plan de contingencia es holístico. Los puntos fundamentales son:

  • Análisis de impacto. Son los riesgos que podrían tener las interrupciones sobre la actividad del negocio. Identificar procesos críticos, interdependencias y recursos necesarios para mantener el nivel mínimo de actividad.
  • Evaluación de riesgos. Se refiere a un proceso continuo y documentado. Analizar las causas y fuentes de riesgo, su impacto y las probabilidades de ocurrencia. Evaluar los riesgos, establecer prioridades y estrategias de prevención.
  • Estrategias de protección y recuperación de la actividad. Tener en cuenta previsiones tempranas asegura el alineamiento estratégico de toda la organización. También, el apoyo efectivo de los integrantes de la empresa a los objetivos del plan. Es decir que se deben determinar opciones de tratamiento y recursos necesarios.
  • Continuidad del negocio. Define los requisitos, protocolos de comunicaciones internas y externas, pasos intermedios y flexibilidad para responder a situaciones no previstas. Se basa en los análisis realizados.
  • Pruebas y ensayos. Sobre todo se deben implantar estrategias de mitigación adecuadas en base a ejercicios y pruebas que validen el plan de contingencia.

Beneficios de contar con un plan de continuidad

Por lo tanto, podemos resumir las ventajas de contar con esta herramienta en las siguientes:

  • Proporciona un marco de continuidad al negocio, haciendo la diferencia frente a la competencia.
  • Brinda una imagen corporativa de compromiso con el personal y la comunidad, agregando valor a la empresa.
  • Aumenta la credibilidad y confianza, mejorando las operaciones futuras.
  • Reduce la responsabilidad frente a los riesgos.

Como ves, contar con un plan de contingencia es relevante para tu empresa. ¡Consultá con los especialistas!

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