Requisitos de los controles efectivos durante la temporada alta

Tradicionalmente, diciembre es el mes en que se incrementa de la actividad económica. De hecho, los informes del año 2019 indicaron un crecimiento del 4% respecto del año anterior. Sin embargo, la temporada alta 2020 está signada por un hecho inédito. A continuación, conocé los requisitos de los controles efectivos para los locales y sus visitantes.

¿Cuáles son los riesgos de la temporada alta?

En general, un aumento de la actividad económica se considera algo beneficioso y no está asociado a riesgos. Sin embargo, un crecimiento de la actividad que no está sustentado en el debido análisis y organización, puede terminar siendo desfavorable.

Además, en la temporada alta 2020 se deben agregar las prevenciones y previsiones referidos a la pandemia por el COVID-19 y los riesgos por las superventas de vacaciones, fiestas navideñas o eventos como los “cyber-days” donde se estimulan las ventas por Internet.

Por ejemplo, un aumento en las ventas está asociado a mayor inversión en mercaderías y posibles moras en los cobros. En el caso actual, una mayor afluencia de público está asociada al riesgo de contagio de COVID-19.

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Prepararse para la temporada alta

Primero es necesario prepararse, prever las inversiones necesarias y cuáles son los criterios a considerar. Debido a que el aumento de ventas nunca es fruto de la casualidad, sino el resultado de un conjunto de fuerzas.

La temporada alta actúa como un impulsor, pero para que se refleje y consolide en un crecimiento saludable de tu empresa, debes evaluar adecuadamente los riesgos y beneficios.

Lo mejor es establecer tus metas para esta temporada alta. Todo el mundo espera aumentar las ventas, pero este no debe ser el único objetivo.

Este también es un buen momento para fidelizar clientes y talentos, aumentar el prestigio de la empresa o explorar nuevos nichos de mercado.

Matriz de riesgos

Para esto, debes conformar la matriz de riesgos. Es decir, los factores que pueden comprometer el crecimiento, su probabilidad e impacto que son los siguientes:

• Inversiones y mayores gastos para la prevención del contagio de COVID-19, como por ejemplo elementos de desinfección de superficies y protección personal, menor dotación de personal y menor afluencia de público al local de ventas.
• Falta de espacio físico por mayor stock o necesidad de distanciamiento social.
• Carencia de los equipos de trabajo adecuados.
• Falta de fondos para la expansión.
• Dificultades para conseguir materias primas, abastecimiento o insumos.
• Necesidad de mantener la calidad a pesar del aumento de actividad.
• Impuestos o beneficios impositivos específicos sobre las ventas de temporada alta.

Requisitos de los controles efectivos en procesos clave

El siguiente paso es determinar los procesos clave en los que pueden aparecer estos riesgos a fin de establecer los controles necesarios.

En general, estos riesgos se dan en los siguientes procesos claves, que se deben controlar:

• Pedidos, cobros y entregas. Incluye participación en ciber-eventos. Por ejemplo según la Cámara Paraguaya de Comercio Electrónico el último evento de ciber ventas, realizado a comienzos de noviembre de 2020, las ventas electrónicas se incrementaron un 85% respecto del año anterior.
• Compras y pagos.
• Nómina salarial.
• Inventario.
• Planta y equipo

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¿Cuáles son los requisitos de los controles efectivos en temporada alta?

Los controles efectivos son, básicamente, controles para verificar la funcionalidad. Puede parecer una obviedad, pero los controles internos necesitan una revisión constante para saber si están diseñados de manera efectiva.

Así, podemos enumerar los siguientes requisitos de los controles efectivos en temporada alta:

• Su principal función es conducir a acciones correctivas.
• Solamente son efectivos si están ajustados a sus costos.
• Tienen que estar adaptados a los planes, programas y colaboradores de la empresa y la cultura de la organización.
• Deben identificar quiénes son los responsables de los controles.
• Están diseñados para el desarrollo integral de la empresa y sus integrantes.
• Es requisito que sean flexibles para que los cambios no los lleven al fracaso.

Nuestras recomendaciones

Para finalizar, te dejamos algunos tips:

• Si sos propietario de una empresa que de alguna manera tendrá más movimiento en la temporada alta, te recomendamos seguir estrictamente los protocolos de bioseguridad.
• Los controles habituales también sirven en temporada alta si prevén puntos de excepción.

Si cumplís con estos requisitos de los controles efectivos, evitarás condiciones desfavorables producto de las prevenciones y previsiones referidos a la pandemia y los riesgos por las superventas. Sin embargo, si aún tenés dudas ¡Solicitá asesoramiento!